SENSE heeft haar processen zodanig ingericht en beveiligd dat geheel kan worden voldaan aan de eisen van de wet AVG; beveiliging van persoonsgegevens.
Het aankopen of huren van een woning is een transactie waarbij op verschillende momenten erg veel privacygevoelige gegevens verwerkt moeten worden. Onderstaand geven we inzicht het verwerkingsproces en de systemen waarmee we werken.
Deze communicatie is in grote lijnen te onderscheiden in 3 fasen:
1e oriëntatie en uitwisseling van projectgebonden gegevens
2e contract aankoop of huur: contracten met alle persoonlijke gegevens en financiële gegevens
3e kopersbegeleiding voor aanvang van en tijdens het bouwproces wensen naar persoonlijk voorkeur verwerken
Voor al deze fasen schrijft en kent de wet AVG verschillende voorschriften. Leidend in deze is het principe dat alle persoonsgegevens alleen aangewend worden voor het doel waarvoor toestemming van de eigenaar is gegeven en dat deze gegevens op verzoek verwijderd kunnen worden uit alle systemen.
Centraal in alle processen zijn de volgende onderdelen voor de communicatie te onderscheiden:
Servers
– alle documenten waar persoonsgegevens instaan, worden, mits deze bewaard moeten worden volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), vernietigd door middel van een papierversnipperaar met veiligheidsniveau P-4, of worden vernietigd door een daarin gespecialiseerd bedrijf; en
– SENSE heeft een externe systeembeheerder voor o.a. het plaatsen van de nieuwste virusscanner en hackbeveiliging.
Kantoor
Wij hebben de volgende maatregelen genomen:
– ons kantoor is beveiligd met tralies voor de ramen en een driedubbel slot op de voordeur;
– alle documenten waar persoonsgegevens instaan, worden, mits deze bewaard moeten worden volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), vernietigd door middel van een papierversnipperaar met veiligheidsniveau P-4, of worden vernietigd door een daarin gespecialiseerd bedrijf; en persoonsgegevens worden niet op papier bewaard.
Personeel
Het personeel van SENSE is ervaren, goed onderwezen in de aspecten van de AVG en contractueel verbonden met SENSE. De communicatie verloopt volgens vaste processen en is inzichtelijk voor alle medewerkers. De laptops kunnen op afstand worden gewist in het geval van vermissing of calamiteiten.
Website
Onze website heeft een https-beveiligingscertificaat. Dit certificaat toont aan dat wij gegevens op een veilige, versleutelde, manier versturen naar onze servers/systemen en dat ze niet in handen van derden kunnen vallen. Onze website maakt gebruik van analytische cookies. Met deze cookies kunnen wij de statistieken van onze website bijhouden. Denk bijvoorbeeld aan bezoekersaantallen, het tijdstip waarop de site wordt bezocht en de gebruikte browser(s).
Persoonsgegevens die je aan ons geeft
Voor de oriëntatie
Persoonsgegevens zijn gegevens die kunnen worden gebruikt om je identiteit te achterhalen. Indien je jezelf registreert via onze website, via een contactformulier op een site van derden, telefonisch of middels email contact met ons opneemt of gebruikt maakt van onze diensten, kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt, namelijk:
– naam;
– adres;
– e-mailadres;
– telefoonnummer;
Deze persoonsgegevens worden door SENSE verwerkt voor de volgende doeleinden:
– voor het kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven of woningaanbod die per e-mail worden verzonden, indien je daar expliciet toestemming voor hebt gegeven;
Voor de stappen leidend tot een rechtsgeldige overeenkomst:
– geboortedatum en geboorteplaats;
– burgerlijke staat;
– herkomst van vermogen;
– legitimatiebewijs met nummer en geldigheidsdatum;
Deze persoonsgegevens worden door SENSE verwerkt voor de volgende doeleinden:
– de afhandeling van je contactaanvraag om met je in contact te kunnen treden en een afspraak te maken;
– voor het delen van je gegevens met derden (hier geef je expliciet toestemming voor);
– het aangaan van koop- of huurovereenkomsten;
Tijdens de uitvoering:
Voor de stappen die leiden tot een gestructureerde communicatie tijdens de bouwperiode van een nieuwbouwproject:
Hiervoor worden communicatieplatforms zoals “”volg je woning”” ingezet waarbij met uitvoerende partijen de algemene gegevens voor communicatie gedeeld worden indien de eigenaar daarvoor expliciet toestemming verleend.
Communicatie met derden:
Door ons ingeschakelde hulppersonen
Het komt voor dat wij een externe partij inschakelen om bepaalde verwerkingen voor ons uit te voeren (bijv. het verzorgen van een mailing). Bij het doorlopen van de 3 fasen maken wij bij elke fase gebruik van verschillende derden partijen.
Enkele voorbeelden;
in fase oriëntatie is dat de website van het betreffende project en de ontwikkelaar.
In fase contract zijn dat de notaris, financiële instelling, verkopende partij etc.
In fase kopersbegeleiding zijn dat de bouwer en de leveranciers van bijvoorbeeld tegels keukens en badkamers.
In alle situaties zullen we steeds met die derden afspraken maken over het gebruik, de beveiliging en de geheimhouding van gegevens. Het komt erop neer dat deze derde partijen uw gegevens nooit voor hun eigen doeleinden mogen gebruiken.
Termijnen, rechten en plichten
Bewaartermijn
SENSE bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. De Wwft schrijft voor dat wij eigen transacties voor een periode van minimaal 7 jaar moeten bewaren.
Rechten betreffende uw gegevens
Je hebt het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke we van je hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heb je het recht de door je verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Wij kunnen je logischerwijs vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens vragen we je hierover met ons contact op te nemen. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.
Wijzigingen privacy statement
Wij behouden ons het recht voor deze privacy statement aan te passen. Wijzigingen worden alleen op deze website gepubliceerd. Als je naar aanleiding van onze privacy policy nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op!
SENSE
Willemsparkweg 221
1071 HC Amsterdam